7 étapes pour une gestion de projet réussie

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

En terme simple, la gestion de projet est l’art de gérer un ou plusieurs projets et de veiller de bout en bout à son bon déroulement.

C'est l’ensemble opérationnel et stratégique qui font qu'un projet aboutit dans un triangle représentant l'équilibre qualité-coût-délai (QCD).

Le rôle du chef de projet est de combiner stratégie (planification) et opérations (exécutions) pour mener le projet à bonne fin.

La gestion d’un projet nécessite une gestion des taches efficace et le chef de projet doit veiller à ce que toutes les conditions de réussite soient réunies pour atteindre ses objectifs.

Quelles sont les étapes d’une gestion de projet réussie ?

1. Identifier les parties prenantes du projet

Ce ne sont pas seulement les personnes qui vous ont chargé de gérer le projet ; les parties prenantes représentent tous les participants qui seront affectés par les résultats de votre projet. Ceci incluant le client et l’utilisateur final également.

Assurez-vous donc d’avoir identifié toutes les parties prenantes et de garder à l’esprit leurs intérêts lorsque vous créez votre plan de projet.

Comprendre les besoins et les attentes de toutes les parties prenantes vous permettra de définir les objectifs de votre projet.

 

2. Définir les objectifs du projet

 

Phase essentielle au bon déroulement d’un projet, fixer les objectifs d’un projet constitue le point de départ de n'importe quel projet d'entreprise.

Qu'ils soient commerciaux ou qu'ils portent sur l'innovation, ils vont conditionner l'ensemble des éléments du projet : les ressources, les parties prenantes, les tâches à réaliser, les outils à mobiliser.

Il est donc essentiel de définir les objectifs de votre projet avant de passer aux étapes suivantes afin d’éviter de partir sur de mauvaises bases et devoir y revenir une fois le projet lancé.

Pour cela, créez un cahier des charges décrivant la portée du projet, et hiérarchisez les objectifs pour finaliser et consigner tous les détails du projet.

Le but est d'aligner toutes les parties prenantes et ainsi réduire les risques de malentendus coûteux.

 

3. Définissez les livrables du projet

 

Identifiez les livrables que vous devez produire afin de remplir les objectifs du projet.

Il va vous falloir estimer toutes les dates d’échéance, pour chaque étape menant à chaque produit livrable listé dans votre plan.

Vous devez pour cela scinder votre projet en des étapes clés. Vous devez également identifier les résultats spécifiques que le projet doit produire.

 

4. Créez le calendrier de réalisation de votre projet

 

La planification est un point crucial dans la réussite de votre projet.

Pour chaque livrable identifié, il vous faudra définir la série de tâches devant être réalisées pour les mener à bien.

Pour chaque tâche, vous devez définir la durée et les ressources qui sont nécessaires à son bon déroulement et qui sont les membres de votre équipe qui seront les mieux adaptés à l’exécution de celle-ci.

N’oubliez pas également d’identifier les tâches qui doivent être complétées en premier afin que d’autres puissent commencer.

N’hésitez pas à impliquer votre équipe, qui sera un aperçu non négligeable du déroulement de la réalisation des tâches, de leur durée et de la meilleure personne à qui confier certaines tâches spécifiques. Profitez de leurs connaissances !

De plus, cela permettra de créer une meilleure cohésion d’équipe avec vos collaborateurs en les investissant dès le début du projet !

 

5. Identifiez les problèmes éventuels et faites une évaluation des risques

 

Aucun projet n’est sans risque et croiser les doigts en espérant que tout se déroule bien ne vous aidera pas, aussi, réfléchissez aux problèmes quelconques dont vous savez à l’avance qu’ils vont nuire à votre projet (congés d’un ou plusieurs membre de l’équipe, jours fériés, selon la saison éventuels arrêt maladies, problème technique comme la perte accidentelle de données etc..)

Vous devez identifier clairement quels sont ces problèmes et évaluer correctement leur incidence pour vous assurer qu’ils constituent un risque ou non pour le projet.

Réfléchissez aux étapes que vous pourriez suivre pour empêcher l’apparition de certains risques ou limiter leur impact négatif. Pour être sûr d’être préparé, procédez à une évaluation des risques de votre projet et développez une stratégie de gestion des risques.

 

6. Choisir les bons outils de gestion de projet

 

Manager un projet ne s'improvise pas et peut s'avérer particulièrement complexe.

Un responsable de projet doit en effet synchroniser les ressources humaines et financières de l'entreprise, mais aussi assurer la conduite et le suivi du projet, la communication entre les collaborateurs et les négociations avec les différentes parties prenantes.

Il doit donc se reposer sur des outils fiables et adaptés à l'activité de l'entreprise pour s'organiser.

Chez CIT, nous vous préconisons l’outil MsProject qui vous permet de suivre et contrôler les différentes tâches d'un projet avec ses ressources et ses caractéristiques.

 

7. Présenter son plan projet aux parties prenantes

 

Lorsque toutes les étapes précédentes auront été réalisées, vous aurez définis un plan projet que vous pourrez présenter aux différents intervenants.

Vous devez vous assurer que votre plan de projet est clair comme de l’eau de roche et qu’il ne prête pas à confusion.

La restitution du déroulement du projet vous permettra de faire le point sur les axes d'amélioration potentiels, mais aussi sur les points forts de votre équipe.

faites en sorte que votre présentation ne soit pas à sens unique ; il doit avant tout s’agir d’une discussion.

Vous devrez déterminer les rôles : qui doit voir quels rapports, et à quelle fréquence ? Quelles décisions nécessiteront une approbation, et par qui ? Communiquez clairement.

Assurez-vous que les parties prenantes savent exactement ce qui est attendu d’elles et quelles actions relèvent de leur responsabilité. Le fait que ce soit évident pour vous ne signifie pas forcément que ce soit le cas pour elles.

Cet exercice vous aidera en outre à optimiser vos techniques de management de projet.

 

Ici démarre ensuite la gestion de votre de projet à proprement parler.

Le point principal maintenant est de faire vivre votre planning et de le réviser au jour le jour : de cette manière, vous comprendrez en direct ce qu’un changement au niveau d’une tâche implique quant à la date de fin du projet, et vous pourrez prendre les mesures correctives nécessaires.

Le suivi et l'évaluation de votre projet vous permettra de chiffrer précisément les performances de vos équipes, et de vous assurer de l'atteinte des objectifs.

Toutefois, ce suivi ne doit pas s'improviser une fois que le projet est mené à bien.

Vous devez le planifier en amont, en définissant des indicateurs-clés de performance (ou KPI, pour key performance indicator) et en les mesurant régulièrement.

 

Chez CIT Formation, nous vous accompagnons pour vous permettre de réussir votre gestion de projet que ce soit au niveau de la méthodologie ou des outils qui vous permettrons de mener à bien votre planification.

Pour en savoir plus, c’est par ici : https://www.cit.fr/fr/nos-formations/categorie/gestion-de-projets