5 bonnes raisons de passer à Google Workspace !
Qu'est ce que Google Workspace ?
Anciennement Gsuite, Google Workspace regroupe un large éventail d’applications disponibles via une plateforme de communication Cloud qui permettent de créer un environnement de travail virtuel.
Google Workspace est un logiciel multifonctionnel de collaboration fourni sur le Cloud qui permet aux équipes d’accéder aux données, calendriers, planifications de projets etc... en utilisant simplement une connexion Internet et un navigateur.
Des fonctions de partage et de synchronisation en temps réel qui fluidifient le travail en équipe.
« C’est la fin du ‘Bureau’ tel qu’on le connaît » explique Javier Soltero, VP et GM de Google Workplace. « Désormais, les équipes doivent prospérer sans se rencontrer en personne, protéger leur temps personnel et leurs temps de concentration, et construire de nouveaux liens humains. Google Workplace veut offrir une expérience entièrement intégrée pour aider chacun à réussir dans cette nouvelle réalité. »
Nous vous présentons 5 bonnes raisons de passer à Google Workspace :
1. Entièrement personnalisable et simple d'utilisation
Google Workspace a la capacité d’être adapté aux besoins spécifiques de votre organisation et de votre entreprise.
De la création d’un domaine de messagerie électronique unique correspondant au nom de votre organisation, à la mise en place d’applications précises et à la sécurisation de l’accès afin que seules les bonnes personnes puissent accéder à vos informations, tout sera fait selon vos besoins, via la console d'administration Google.
Mettre en place un système d’information pour gérer les tâches les plus basiques dans le fonctionnement de l’entreprise, comme des mails, un calendrier, un espace pour accéder aux documents, etc. peut s’avérer compliqué et chronophage. C’est là que Google Workspace s’avère une très bonne solution.
Ouvrir un compte Google Workspace, le configurer et ajouter les utilisateurs peut prendre moins de 30 minutes. En une dizaine de minutes, les utilisateurs seront connectés, tout le monde aura accès à sa messagerie, son agenda, un système de gestion de documents sur le Cloud (Drive) sur tous leurs appareils : ordinateurs, smartphones et tablettes.
Administrer votre compte Google Workspace est réellement un jeu d’enfants. La console d’administration accessible sur admin.google.com vous donne accès à toutes les options de configuration de votre compte. À titre d’exemple vous pouvez :
- Créer des utilisateurs et gérer leur statut et leur mots de passe
- Ajouter des noms de domaine
- Ajouter de alias ou des groupes de réception
- Gérer des options plus avancées comme les permissions d’accès aux applications de Google Workspace
- Ou des règles spécifiques comme le routage des mails, la distribution partagée ou la double livraison
2. Le nomadisme
Le nomadisme est un autre avantage. Google Workspace étant une solution 100% web hébergée sur le cloud, elle est donc accessible depuis tous les supports ayant un accès réseau, wifi, 4G.
Cela permet aux collaborateurs de télétravailler ou encore aux itinérants de conserver avec eux toute la puissance des outils comme s’ils étaient au bureau.
Au lieu d’être dépendant de machines spécifiques (postes de travail, serveurs), avec des systèmes d’exploitation, Google Workspace s’appui sur la plateforme la plus universelle qui soit à l’heure actuelle : Internet !
De plus, Google Workspace a la capacité de fonctionner avec d’autres produits ou systèmes existants et ce sans restriction d’accès ou de mise en œuvre.
Il est possible d’accéder à la plateforme sous Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome, Safari à partir d’un Macintosh, d’un pc Windows, une tablette ou un smartphone équipé d’un système d’exploitation Apple, Android, Windows Mobile.
N’importe quel ordinateur, téléphone, tablette connectés à Internet et doté d’un navigateur permet d’accéder à Google Workspace.
La suite offre donc toutes les possibilités pour les équipes mobiles de pouvoir travailler, communiquer, collaborer et créer beaucoup de valeurs.
3. La centralisation des données
Google Drive permet à votre organisation de centraliser le stockage et le partage de tous vos fichiers.
En effet, Google Drive vous permet de stocker des fichiers et d'y accéder à partir de n'importe quel appareil sur lequel Drive est installé.
Fichiers de travail : stockez des documents PDF ou Microsoft Word, des feuilles de calcul Excel, des fichiers de musique, des photos, des vidéos, etc. Affichez de nombreux types de fichiers dans votre navigateur, même si le programme associé n'est pas installé sur votre ordinateur.
Documents créés et modifiés en ligne : à l'aide des éditeurs Google Docs fonctionnant sur le Web, créez des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations, des dessins et des formulaires. Ces éditeurs sont Google Docs, Sheets et Slides. Chacun d'entre eux constitue une application distincte que les utilisateurs peuvent également ouvrir dans Drive.
Cartes personnalisées partagées : utilisez par exemple Google My Maps pour partager l'emplacement de votre entreprise, planifier des événements ou afficher des itinéraires de livraison.
Google a également intégré la possibilité de lier Workspace avec des outils comme SAP.
4. Des outils de travail collaboratifs optimisés
Pour répondre à la montée en puissance des équipes distribuées sur site, en télétravail et sur le terrain, les visioconférences Google Meet et Google chat viennent se nicher dans la création et l'édition de Google Docs et de Google Sheets .
Sur le modèle de l'application de collaboration Quip de Salesforce, la messagerie d'équipe de Google devient ainsi un outil au service de la coédition de documents à plusieurs dans Workspace pour permettre de collaborer plus efficacement autour d'un fichier et de le co-éditer en visioconférence.
5. Une solution pensée pour le travail en mode projet
Au service de la gestion de projet, Google Docs est doté de différents modèles de document : une liste de gestion de tâches synchronisée à Google Tâches, un tableau pour recueillir les feedbacks des projets, et un template de gestion de comptes-rendus de réunions synchronisé avec Google Agenda.
Les mentions @ dans Docs ne permettent plus seulement de faire référence à une personne, mais aussi à un fichier tiers ou un rendez-vous dans Google Agenda.
Dans la même logique, Google annonce l'introduction prochaine d'une timeline dans Sheets, sur le modèle d'un tableau de Gantt.
Parmi ses principaux cas d'usage, le groupe de Mountain View évoque le pilotage de campagnes marketing, de projets, de dates limites et, plus globalement, la collaboration inter-équipe.
Une initiative qui s'inspire des applications de gestion de projet d'Atlassian (Confluence, Jira et Trello), déjà toutes équipées de frises chronologiques interactives.
Chez CIT Formation, nous vous accompagnons dans la mise en place de votre solution Google Workspace au sein de votre entreprise au travers de plusieurs modules de formations.
Retrouvez toutes nos formations Google Workspace : ici.