08 mars 2021

Comment mettre en place une dynamique de travail collaboratif en entreprise ?

S’il y a un sujet qui fait beaucoup parler depuis quelques années, en terme de modes de travail, c’est bien le travail collaboratif.

Et pourtant, sa mise en place concrète reste floue.

Pas facile de savoir par où commencer et d’identifier les actions à mener en priorité pour aller vers un travail plus collaboratif au sein de votre entreprise !

A l’ère où le télétravail est devenu de plus en plus courant, comment et pourquoi mettre en place le travail collaboratif ?

Petit tour d’horizon pour y voir plus clair :

Les avantages du travail collaboratif

Voici les nombreux avantages dont l’entreprise peut bénéficier en axant le management des salariés vers une culture de collaboration :

Une ambiance de travail plus agréable
Le travail collaboratif nécessite une cohésion pour que les collaborateurs puissent échanger librement sur le travail, émettre des avis ainsi que des critiques sans que cela ne froisse l’autre. Dans ce cadre, la collaboration pousse donc les salariés à se connaître un peu plus, s’ouvrir aux autres et à développer l’esprit d’équipe.
Grâce à cela, une ambiance conviviale et une émulation se créent au travail.
Un gain de temps considérable
En optant pour ce mode de travail, et surtout en utilisant des outils collaboratifs, les équipes peuvent travailler de manière proactive et gagner un temps considérable. En effet, il n’y a plus lieu d’organiser des réunions incessantes, ni de prévoir des documents papier pour chaque membre de l’équipe, ou encore de rappeler l’ordre du jour. Puisque tout le monde est sur la même longueur d’onde, les problèmes sont résolus plus rapidement, et il en va de même pour les prises de décisions.
La possibilité de travailler n’importe où
Grâce aux outils digitaux qui sont désormais à la disposition des salariés pour faire du travail collaboratif, ils ont la possibilité de travailler ensemble… à distance ! De ce fait, des collaborateurs en déplacement ou en télétravail ne seront plus un frein à la mise en œuvre des projets de l’entreprise. Ils pourront communiquer en temps réel avec les membres de l’équipe, accéder facilement aux documents, assister aux réunions en visioconférence…

Comment mettre en place le travail collaboratif ?

Définir un socle de valeurs communes

La culture d’entreprise peut conditionner la réussite de la mise en place du travail collaboratif.

Faites un état des lieux de votre culture d’entreprise : questionnaires anonymes, entretiens avec les managers…

Et surtout, n’oubliez pas que vos collaborateurs sont le plus souvent en contact avec les middle-managers ! S’ils ne sont pas impliqués, cette nouvelle culture peut ne jamais être communiquée aux collaborateurs.

Définir des projets communs

Projet signifie aussi organisation. Travailler en mode projet implique de bien définir des objectifs atteignables et clairs, d’organiser les tâches de chacun, définir des réunions ou COPIL pour valider des étapes… Si vos salariés ne sont pas suffisamment formés à cette organisation, vous risquez d’avoir des ratés.

Les outils & ressources

Pour que le travail collaboratif fonctionne, il faut donner accès à vos collaborateurs aux connaissances dont ils ont besoin.

Les bons outils sont nécessaires pour coordonner les activités. Les outils du Cloud permettent de stocker des documents et gérer les droits d’accès des collaborateurs. Un chat permet aux collaborateurs d’échanger en continue même en télétravail.

Les outils Microsoft 365 tels que SharePoint, OneDrive et Teams seront également vos meilleurs alliés pour mettre en place le travail collaboratif

Les outils ne sont pas nécessairement informatiques, ça peut être également la mise à disposition d’espaces de co-working pour les réunions ou tout simplement travailler dans un environnement propice.

Instaurer un dialogue

Le dialogue pourrait être inclus dans la culture d’entreprise mais il semble vraiment très important. Télétravail et travail collaboratif peuvent faire peur aux dirigeants, les collaborateurs ont plus de liberté et semblent moins « sous contrôle ». Pouvoir se dire quand ça ne va pas (quand ça va aussi !) permet d’apporter des solutions plus rapidement en évitant d’envenimer la situation. Mieux vaut entendre la vérité et corriger ce qui ne va pas plutôt que des salariés en arrêt de travail ou démissionnaires.

Le dialogue concerne aussi les salariés au sein d’une équipe. Dialoguer et se comprendre est loin d’être inné. Chacun son langage, son mode de penser, son filtre personnel… Un team building peut être nécessaire afin que les collaborateurs apprennent à se connaître, communiquer et travailler en équipe.

Repenser l’organisation générale et la gestion des ressources humaines

Pour optimiser le travail en équipe et, plus largement, le « travailler ensemble » indispensables à une stratégie de collaboration efficace, vous allez également devoir adopter une vision différente quant aux compétences et à l’apport de chaque collaborateur.

Le but de cette opération est de se constituer une intelligence collective à laquelle peuvent s’intégrer vos clients et vos fournisseurs.

L’attitude du dirigeant et des principaux cadres de l’entreprise est aussi à prendre en compte.

En effet, comment inciter et motiver ses collaborateurs à modifier radicalement leurs anciennes habitudes de travail et à utiliser les outils collaboratifs si les dirigeants ne le font pas eux-mêmes ?